Культура и практика написания MoM (minutes of meeting)

Короткий пост о том, что это такое, зачем (и для чего) и, конечно, как.

Тема избита, но хочется поделиться опытом. Вероятно, это болит лишь у меня, но за последние 5 лет я не встречал компанию, в которой MoM был общей практикой. При этом есть очевидная потребность фиксировать историю решений и сформированных устных договоренностей. Так для меня этот пост крик души и возможность напомнить о пользе этой практики.

Что такое MoM (Minutes of meeting)? 🤨

Короткие, тезисные записи ключевых мыслей по результату встречи.

Зачем MoM?

• Юридическая значимость, если использовать email для фиксации позиций и решений (возможно, в мессенджерах тоже, но в email я уверен)

• Синхронизация представления о результатах встречи

• Напоминалка (чтобы вернуться к результатам обсуждения, если потребуется). Вроде записки самому себе в будущем, которая поможет вспомнить обсуждение и ключевые для участников договоренности

Как MoM?

• Идеально - сразу после встречи (чтобы не забылось)

• Путь написания письма (email). Вспоминаем пункт про юридическую значимость

• Коротко - 5±2 тезиса по следующим пунктам. Количество не случайно. Короткий текст воспринимается легче, проще выделить главное и требует меньше времени на создание

  • Кто был на встрече (участники)

  • Что обсуждали (ключевая тема, ответвления) 1±2

  • Что решили (ведь зачем-то собирались?)1±2

  • Задачи, которые появились на встрече. Кто исполнитель и, конечно, дедлайны по ним. Тут ограничений нет.

  • Следующая встреча - требуется ли, дата и время

Стоит упомянуть, что вести MoM задача непростая. Часто бывает, что ведущий заметки для написания MoM может "выпадать" из встречи, особенно если идет жаркая дискуссия. Вероятно, можно решить эту проблему делегируя задачи транскрибирования и саммаразинга техническим решениям ИИ.

Что еще можно почитать на эту тему:

• Учимся проводить совещания (2008 г)

• MoM: Как? Зачем? Почему? (2024 г)